hovedbilde-crop.jpg

Dokumentasjon, rapportering og compliance i avfallshåndteringen

Er du ansvarlig for avfallshåndteringen i din bedrift? Eller er du den som skal sørge for at dokumentasjon og rapporter knyttet til det er på stell og at alt skjer i henhold til regelverket? På denne siden har vi samlet en del informasjon om nettopp dette, inkludert en rekke linker, både til nettsider og relevante bloggartikler fra gjenvinningsbloggen.no. Temaet er også utdypet i e-boken En guide for dokumentasjon og rapportering av avfallshåndtering, hvor du blant annet kan lese mer om lovkrav som gjelder og få forslag til hvordan du kan lage en helhetlig løsning for å ivareta alle kravene din bedrift møter i avfallshåndteringen.

Regelverket innenfor avfallshåndtering er omfattende og komplekst. Det er ingen hemmelighet at deler av gjenvinningsbransjen har operert i gråsonen opp gjennom tidene. I Norsk Gjenvinning har vi høyt fokus på å gjøre vår del av jobben riktig og å etterleve det regelverket som gjelder. Med disse sidene håper vi at vi kan hjelpe dere ute i bedriftene også. Slik at vi sammen kan oppfylle alle krav som har med avfallshåndtering å gjøre. Et overordnet mål bør være at avfallet skal kunne spores – fra det oppstår som avfall i din bedrift og hele veien fram til det blir gjenvunnet til nye ressurser i kretsløpet.

dokumentasjon, rapportering og compliance i avfallshåndteringen

Hvorfor er dokumentasjon, rapportering og compliance i avfallshåndteringen viktig?

Norske bedrifter benytter gjerne mange underleverandører innenfor avfall og gjenvinning. Det kan være forskjellige aktører som håndterer restavfall, metaller, oljeutskiller eller annet farlig avfall. Og jo flere aktører, jo større er risikoen for at avfallet havner på avveie. Derfor er det ekstra viktig at din bedrift kan dokumentere hva som har skjedd med avfallet – fra det oppsto hos dere, til det er trygt og sikkert håndtert på et godkjent mottak. På den måten sikrer dere også compliance hele veien. Ikke minst blir rapporteringsjobben enklere når dokumentasjonen er på plass.

Dokumentasjon og avfallshåndtering

Dokumentasjonen er nødvendig for å sikre sporbarhet på avfallet. Fakturaer, kvitteringer og eventuelle rapporter som du får fra din avfallsleverandør er bedriftens bevis på at avfallet har blitt levert til godkjent mottak. Det samme gjelder kvitteringene du får etter å ha deklarert eventuelt farlig avfall, eller kvitteringer fra kommunale mottak hvis dere leverer avfall selv. Skriftlige rutiner knyttet til HMS og internkontroll er selvfølgelig også nyttig dokumentasjon – på flere fronter.

 

Dokumentasjon henger tett sammen med compliance. Her er noen eksempler på dokumentasjon som du kan be avfallselverandøren om å legge fram:

  • Etiske retningslinjer
  • Varslingsmuligheter for ansatte og eksterne parter
  • Opplæring og kunnskapsdeling

Rapportering og avfallshåndtering

Ligger fokuset i bedriften på kostnader eller miljø? Eller begge deler? Når det gjelder rapportering av kostnader knyttet til avfallshåndtering, vil det være naturlig å utarbeide rapporter basert på tall fra avfallsleverandøren.

 

Viktige KPIer kan være totalt avfallsvolum eller kostnader per 1000 kilo. Dette kan du lese mer om på temasiden våre om avfallsløsninger: Hvordan måle resultater fra avfallsløsningen? 

 

Miljørapportering skal også være med i en bedrifts årsrapport. Du finner mer informasjon om dette lenger ned på siden, under avsnittet Hvilke krav gjelder for rapportering og dokumentasjon i avfallshåndteringen.

Compliance og avfallshåndtering

For å sikre etterlevelse av lovkrav som treffer bedriften direkte, er det nødvendig å ha rutiner for overvåking av regelverket og retningslinjer. Dette er spesielt viktig innenfor håndtering av farlig avfall, eksport, transport og håndtering/behandling av avfall utenfor Norden.

 

Les også: Hvordan sikre compliance i avfallshåndteringen?

 

Det å kjenne sine leverandører og eventuelle samarbeidspartnere, samt å ha en avfallsleverandør som opererer etter bedriftens og myndighetenes krav og forventninger, reduserer også risikoen for å bli innblandet i ulovlig virksomhet knyttet til avfallshåndtering.

 

Har du god nok oversikt over hvordan avfallet fra din bedrift håndteres? Ta denne testen!

 

Test deg selv_CTA

dokumentasjon, rapportering og compliance i avfallshåndteringen

Hvilke krav gjelder for rapportering og dokumentasjon i avfallshåndteringen?

Regnskapslovens § 3-3 pålegger alle regnskapspliktige bedrifter og organisasjoner å opplyse om dens påvirkning på det ytre miljø, i styrets beretning. Formålet med dette kravet er å øke styrets og administrasjonens oppmerksomhet om miljøspørsmål. I tillegg vil informasjonen være av interesse for deres interessenter. Bestemmelsene gjelder både små og store foretak.

 

Les også: Hvilke lovkrav gjelder for avfallshåndtering?  

Internkontrollforskriften innebærer at den som er ansvarlig for bedriften skal sørge for systematisk oppfølging av krav som er fastsatt i en rekke lover, blant annet forurensningsloven. Alle tiltak og prosedyrer skal dokumenteres skriftlig. Rutiner som viser hvordan avfallet blir håndtert i bedriften, opplæring om utstyr og produkter, stoffkartotek, og eventuelle sikkerhetstiltak, blir derfor også en del av dokumentasjonen for bedriftens avfallshåndtering.

 

Les mer: Slik bruker du internkontrollforskriften som et verktøy i avfallshåndteringen din

 

Avfallsforskriften stiller også krav til dokumentasjon fra bedrifter som har sin virksomhet innenfor avfall og gjenvinning, blant annet når det gjelder retur og innsamling.

 

Bedrifter innen bygg og anlegg skal i en rekke tilfeller utarbeide avfallsplaner, og eventuelt miljøsaneringsbeskrivelser hvis det er aktuelt. Det kan du lese mer om i artikkelen Avfallshåndtering på byggeplassen – 5 ting du må tenke på.

 

Stadig flere aktører stiller også krav i forbindelse med sertifiseringer som ISO 9001 – kvalitetsledelse, ISO 14001 miljøledelse, eller OHSAS 18001 – om arbeidsmiljø. Her vil både det kontinuerlige forbedringsarbeidet og håndteringen av avfallet være relevant å rapportere om.

 

I guiden vår om dokumentasjon og rapportering finner du utfyllende informasjon om lovverket. Ellers er regelhjelp.no svært nyttig når du vil vite hvilke krav som gjelder for din bedrift.

 

Vil du unngå overraskelser? Da bør du inngå samarbeid med en profesjonell avfallsaktør som har kontroll på hvordan avfallet håndteres, og som også overvåker endringer i regelverket i inn- og utland.

 

dokumentasjon, rapportering og compliance i avfallshåndteringen

Hvordan påvirker avfallet fra din bedrift miljøet?

At man kan dokumentere sine rutiner, fremvise statistikk og miljøregnskap har blitt en helt naturlig del av det å drive en konkurransedyktig og fremtidsrettet virksomhet. Stadig flere virksomheter krever også at deres samarbeidspartnere må kunne dokumentere klimapåvirkning.

 

Derfor er det også naturlig for mange å utarbeide miljørapporter som beskrive hvordan bedriften jobber med arbeidsmiljø og ytre miljø. Her er to nyttige artikler hvor du kan lese mer om miljøpåvirkning og dokumentasjon:

Hva er konsekvensen av manglende dokumentasjon i avfallshåndteringen?

Mangel på dokumentasjon gjør det vanskeligere å få oversikt over hvor mye bedriftens produserer av avfall. Det betyr også et dårligere grunnlag for å beslutte tiltak som kan redusere kostnadene og bedre økonomien.

 

Dette kan du lese mer om i artikkelen Har du oversikt over bedriftens avfallsvolum?

 

Myndighetene gjennomfører fra tid til annen forskjellige tilsyn. Er det mangler ved dokumentasjonen, kan konsekvensen bli kostbare – og unødvendige – bøter, eller at virksomheten din blir stengt.

 

Les også: Hvor galt kan det egentlig gå med avfallet ditt?

dokumentasjon, rapportering og compliance i avfallshåndteringen

Hvordan etablerer jeg en løsning for rapportering, dokumentasjon og compliance i avfallshåndteringen?

Én ting er å ha en god løsning for den fysiske avfallshåndteringen. Men for å sikre at arbeidet knyttet til rapportering, dokumentasjon og compliance også blir ivaretatt, er det både smart - og nødvendig - å ha en løsning for det også. Satt i et system, med andre ord.

 

Og uansett hva man skal lage en løsning for, er det gjerne noen forutsetninger som må være på plass for at resultatet skal bli bra. I denne sammenhengen, mener vi at disse tre er de viktigste:

 

Planlegging: Å legge en plan som viser både vei og mål, er alltid en god start. Og her legger lovkravene føringene. Ta gjerne utgangspunkt i internkontrollen, som viser hva dere må gjøre - og dokumentere.

 

Kilder og datagrunnlag: Å ha en leverandør som kan gi deg et godt datagrunnlag, er en helt grunnleggende forutsetning hvis du skal lage en helhetlig og systematisk løsning som dekker både rapportering, dokumentasjon og compliance.

 

Verktøy: Det forutsetter også at du har gode verktøy for rapportering, og som sikrer at all dokumentasjon blir lagret systematisk.

 

Digitale løsninger som Grønt Ansvar® og Miljøsjekken bidrar til at rapportering og dokumentasjon enkelt blir satt i system, samtidig som det er lett å oppdage eventuelle avvik i avfallshåndteringen.

Grønt ansvar

I artikkelen Hvordan etablerer jeg en løsning for compliance, dokumentasjon og rapportering i avfallshåndteringen? kan du lese mer om hvordan du går fram for å lage en helhetlig løsning.

 

dokumentasjon, rapportering og compliance i avfallshåndteringen

Hva er den en beste løsningen for rapportering og dokumentasjon av avfallshåndtering?

En løsning som fungerer godt for din bedrift, er ikke nødvendigvis den som er best for andre. Det er mange faktorer som spiller inn. Generelt mener vi at en god løsning skal bidra til at oppgaver blir gjort uten at du trenger å bruke unødvendig tid, og selvfølgelig så knirkefritt som mulig.

 

Den skal også sikre at all dokumentasjon er lett tilgjengelig ved behov - som for eksempel ved tilsyn fra myndighetene. Ikke minst, skal den hjelpe deg og bedriften din med å etterleve lovkrav. Avfallsleverandøren er en viktig brikke i løsningen. 

 

 Last ned gratis guide for dokumentasjon og rapportering av avfallshåndtering

 

Tenker du at din bedrift allerede har en velfungerende løsning som ivaretar alt dette, er det flott! Og tenker du at det er rom for forbedringer, hjelper vi deg gjerne. Vi kjenner lovverket, vet hvilke krav som gjelder for de ulike bransjene, og har både verktøyet og kompetansen som skal til for å etablere gode løsninger. Sammen kan vi finne den som er best for akkurat dere.

Kontakt meg om dette

Kontakt meg om dette